3 años después: la reforma que permitió asambleas 100% digitales sigue chocando con la realidad en los Fedatarios.

La conversación sobre gobierno corporativo digital en México casi siempre se va directo a las asambleas 100% digitales la reforma de octubre de 2023 a la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) que permite celebrarlas por medios electrónicos. Pero esa no es la única puerta, ni la más rápida. Hay una más sencilla, que no depende de ninguna reforma de 2023 ni de tocar tus estatutos: que tus socios o accionistas sigan acudiendo a la asamblea exactamente como siempre en persona, en la sala de juntas de toda la vida y que, en lugar de imprimir el acta y pasarla de mano en mano con una pluma, la firmen con su firma electrónica.

Suena a detalle menor. No lo es: es la victoria rápida que la mayoría de las sociedades mexicanas todavía no ha cobrado.

Por qué no necesitas tocar tus estatutos

Aquí es donde conviene separar dos cosas que se confunden todo el tiempo. Una es cómo se celebra la asamblea si los socios participan físicamente o a distancia; eso sí está regulado por la reforma de 2023 (artículo 178, tercer párrafo, de la LGSM) y sí exige que los estatutos lo prevean expresamente. La otra, completamente distinta, es cómo se firma el acta una vez que la asamblea ya se celebró, presencialmente, como siempre. Esta segunda posibilidad no nació en 2023: el Código de Comercio la reconoce desde el 29 de mayo del año 2000, en sus artículos 89 a 99, bajo el principio de equivalencia funcional entre la firma electrónica y la firma autógrafa. El artículo 194 de la LGSM simplemente lo hizo explícito para las actas de asamblea, sin condicionarlo a ninguna previsión estatutaria.

En otras palabras: tu asamblea puede seguir siendo tan presencial como siempre ha sido. Lo único que cambia es lo que pasa después, cuando llega el momento de firmar.

Qué tiene que cumplir esa firma electrónica para que valga

El artículo 93 del Código de Comercio es la disposición clave, y vale la pena conocerla porque resuelve tres preguntas distintas en un solo párrafo:

• ¿El acta electrónica equivale a una en papel? Sí, siempre que la información se mantenga íntegra y sea accesible para su consulta posterior sin importar el formato.

• ¿El acta se considera firmada? Sí, siempre que el mensaje de datos sea atribuible a cada firmante. Aquí es donde entra la firma electrónica: si permite vincular el documento con quien lo firmó, el requisito legal de firma queda satisfecho igual que con tinta.

• ¿Y si el acta necesita protocolizarse ante fedatario? También es posible: la ley permite que las partes expresen su voluntad mediante mensajes de datos, y el fedatario incorpore esos elementos al instrumento sin que eso implique que él también deba actuar electrónicamente.

Para que la firma electrónica se considere avanzada o fiable (el estándar más alto, y el recomendable para actas de asamblea), el artículo 97 exige que los datos de creación de la firma correspondan exclusivamente al firmante, que hayan estado bajo su control exclusivo al momento de firmar, y que cualquier alteración posterior de la firma o del contenido sea detectable. 

No todas las plataformas resuelven la identidad igual

Esta es la distinción práctica más importante, y la que menos se conoce: hay plataformas de atribución inmediata y plataformas de atribución mediata.

Las de atribución inmediata el ejemplo de referencia es la e.firma del SAT vinculan por sí solas el mensaje de datos con el firmante. La propia plataforma, por el diseño de su infraestructura de llave pública, ya da la certeza de identidad. No necesitas nada adicional.

Las de atribución mediata el caso típico es la versión estándar de DocuSign solo acreditan que alguien con acceso a determinado correo electrónico firmó el documento. No acreditan, por sí mismas, que esa persona sea quien dice ser. Para cerrar esa brecha, conviene llevar un registro de las direcciones de correo de socios, accionistas y consejeros por ejemplo, en el libro de registro de acciones y que, al momento de protocolizar, un funcionario autorizado certifique que esas direcciones corresponden efectivamente a los firmantes.

Saber en cuál de las dos categorías cae la plataforma que ya usas antes de la próxima asamblea, no después te ahorra un problema.

Blindar el archivo: la conservación también es un requisito legal

Documentar la firma no basta si no puedes acreditar después que el archivo no fue alterado. El Código de Comercio (artículo 49) obliga a los comerciantes a conservar sus mensajes de datos de forma íntegra, y la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 establece cómo: mediante la intervención de un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado ante la Secretaría de Economía, que emite una constancia de conservación del mensaje de datos. Esa constancia no una simple copia guardada en una carpeta es la prueba normativamente idónea de que el acta firmada electrónicamente sigue siendo, meses o años después, exactamente la misma que se firmó ese día.

Cómo protocolizar un acta presencial firmada electrónicamente

Cuando el acta deba protocolizarse ante fedatario, es común toparse con resistencia incluso en este escenario, el más simple de todos, sin ninguna novedad de 2023 de por medio. La objeción más frecuente es que el fedatario "no tiene protocolo electrónico". Es un mito: el artículo 93, tercer párrafo, del Código de Comercio permite que el instrumento se otorgue en soporte físico de siempre, mientras las partes hayan expresado su voluntad mediante mensajes de datos. No hace falta infraestructura especial de parte del fedatario.

Un criterio que ya está en uso y vale la pena conocer es el de la Notaría 202 de la Ciudad de México, que aplica cinco pasos al protocolizar este tipo de actas: transcribir en el instrumento el contenido del mensaje de datos; agregar al apéndice los archivos electrónicos proporcionados; agregar una representación impresa de su contenido; hacer constar los elementos que atribuyen los mensajes de datos a los firmantes; y hacer constar la forma en que se conservará el mensaje de datos. Es disciplina notarial aplicada a un insumo distinto, no un sistema nuevo.

Para que la protocolización sea fluida, entrégale al fedatario un expediente completo: el mensaje de datos con el acta firmada electrónicamente; el certificado de finalización o reporte de auditoría que emita la plataforma de firma, indicando cómo y cuándo se firmó; si la plataforma es de atribución mediata, la certificación adicional que vincule a cada firmante con su dirección de correo; y la constancia de conservación del PSC. Preséntaselo así de armado y le quitas al fedatario la única excusa técnica que le queda para decir que no.

Por qué, aun así, algunos fedatarios se resisten

Con la firma electrónica de actas viable desde el año 2000, no debería haber fricción en 2026. La hay, y casi nunca es por la ley:

• Desconocimiento técnico. No todos los fedatarios están familiarizados con cómo funciona una firma electrónica avanzada, ni con la diferencia entre atribución inmediata y mediata. Frente a la incertidumbre, la respuesta más cómoda es decir que no.

• Cautela por PLD y KYC. Los fedatarios son sujetos obligados en materia de prevención de lavado de dinero, y su deber de identificar plenamente a las partes se ha construido, históricamente, sobre la comparecencia física. Cuando la firma ocurrió a distancia aunque la asamblea misma haya sido presencial, algunos prefieren pecar de cautelosos, aun cuando el Código de Comercio ya les da las herramientas legales para no exigir comparecencia adicional.

  
  

Nada de esto es un obstáculo legal. Es un obstáculo de capacitación y de cultura profesional, y se resuelve con lo de siempre: encontrar al fedatario correcto y llegar con el expediente ya armado.

No hace falta esperar a la próxima asamblea extraordinaria para reformar estatutos ni embarcarse en el proyecto de "digitalizar" toda la gobernanza corporativa. La firma electrónica de actas de asamblea presenciales, como siempre ya es legalmente viable hoy, con un marco normativo que lleva más de dos décadas vigente. El siguiente paso no es legislativo: es operativo. Elegir bien la plataforma, saber qué tipo de atribución ofrece, conservar el archivo conforme a la NOM-151, y llegar al fedatario con el expediente completo.